سامانه خودنویس املاک (khodnevis.mrud.ir) بستری الکترونیکی تحت نظارت وزارت راه و شهرسازی و وزارت صمت است که از سال ۱۴۰۳ جایگزین سامانه‌های قبلی شده و همه قراردادهای خرید، فروش، رهن و اجاره مسکن و املاک را به شکل رسمی و شفاف ثبت می‌کند. هدف اصلی این سامانه، نظم‌دهی به بازار مسکن، جلوگیری از فرار مالیاتی، کاهش هزینه‌های واسطه‌گری و تضمین صحت معاملات عنوان شده است. با ورود به سامانه خودنویس، مالکان، مستأجران و مشاوران املاک می‌توانند بدون نیاز به مراجعه حضوری، اطلاعات ملک و طرفین قرارداد را وارد کرده و پس از امضای دیجیتال، کد رهگیری رسمی دریافت کنند. استفاده از این خدمات کاملاً رایگان است و به گفته کارشناسان، تاکنون هزینه‌های جانبی معاملات ملکی مردم (کمیسیون و هزینه تنظیم قرارداد) را بیش از ۲۰ هزار میلیارد تومان کاهش داده است. لازم به ذکر است که در آینده‌ای نزدیک بناست سامانه خودنویس به تنها مرجع رسمی ثبت قراردادهای اجاره تبدیل شود و تمام قراردادها (حتی معاملات خرید) تنها در این سامانه ثبت و دنبال شوند.
مزایای استفاده از سامانه خودنویس
شفافیت و دقت اطلاعات: تمامی مشخصات ملک، مالک و خریدار/مستأجر و جزئیات قرارداد به دقت در سیستم ثبت می‌شود و از خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند.
سرعت و سهولت در تنظیم قرارداد: دیگر نیازی به نگارش دستی قرارداد در بنگاه نیست؛ با استفاده از فرم‌های الکترونیکی سامانه، قراردادها به سرعت و طبق الگوهای استاندارد تکمیل می‌شوند.
رعایت قوانین و استانداردها: قراردادها مطابق الگوی مصوب قانونی و استانداردهای رسمی کشور تنظیم و ذخیره می‌شوند که اعتبار حقوقی آنها را تضمین می‌کند.
دسترسی آسان و بدون محدودیت زمانی: همه افراد (مالک، مستأجر یا مشاور) در هر زمان و مکانی می‌توانند وارد پنل خود شوند و قرارداد ثبت یا پیگیری نمایند.
کاهش هزینه‌های واسطه‌گری: تنظیم قرارداد در سامانه رایگان است و با حذف مراجعه به بنگاه‌های معاملات ملکی، از پرداخت کمیسیون‌های معمول به مشاوران جلوگیری می‌شود. این موضوع به‌طور مستقیم به صرفه‌جویی مالی خانواده‌ها منجر شده است.
جلوگیری از اختلافات آتی: ثبت دقیق و رسمی اطلاعات (مبلغ اجاره، مدت، تعهدات و…) از بروز سوءتفاهم و اختلافات حقوقی در آینده جلوگیری می‌کند.
اعتبار قانونی با امضای دیجیتال: پس از ثبت قرارداد، هردوطرف (موجر و مستأجر) باید با یک کد تأیید دیجیتالی قرارداد را امضا کنند تا قرارداد به شکل رسمی و قانونی نهایی شود.
امکان پیگیری و استفاده‌های تکمیلی: کد رهگیری ۱۳ رقمی صادر شده برای قرارداد، سند معتبری است و در بسیاری از مراحل مانند دریافت وام ودیعه مسکن، پیگیری حقوقی یا سایر اقدامات اداری قابل استفاده است. ضمن اینکه کاربران می‌توانند پس از ثبت قرارداد، آن را مشاهده، چاپ یا به ایمیل خود ارسال کنند.
ثبت نام و ورود به سامانه
مراجعه به سامانه: ابتدا به نشانی سامانه خودنویس به آدرس khodnevis.mrud.ir بروید.
ثبت نام در سامانه: اگر حساب کاربری ندارید، گزینه «ثبت نام» را انتخاب کنید و اطلاعات شخصی شامل نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره موبایل و ایمیل را وارد نمایید. یک رمز عبور امن بسازید و کد تأییدی را که به موبایل یا ایمیل شما ارسال می‌شود، وارد کنید تا ثبت نام تکمیل شود. این مرحله جهت احراز هویت شما است.
ورود به حساب کاربری: پس از ثبت نام موفق، با شماره موبایل و رمز عبور وارد سامانه شوید. در صورت فراموشی رمز عبور، می‌توانید از گزینه «بازیابی رمز عبور» استفاده کنید تا رمز جدید برایتان ارسال شود.
احراز هویت: در هنگام ورود، ممکن است سامانه شما را به صفحه احراز هویت هدایت کند. در این مرحله از شما خواسته می‌شود اطلاعات هویتی (تصویر کارت ملی) یا واردکردن کد پستی محل سکونت را تأیید نمایید. این فرایند قانونی ضروری است تا از صحت شخص شما مطمئن شوند. پس از انجام همه این مراحل، به داشبورد (پنل کاربری) خود دسترسی خواهید داشت.
مراحل ثبت قرارداد جدید در سامانه خودنویس
پس از ورود به پنل کاربری، می‌توانید یک قرارداد جدید ایجاد کنید. مراحل کلی ثبت قرارداد به شرح زیر است:
ایجاد قرارداد جدید: در داشبورد سامانه، گزینه «ایجاد قرارداد» (یا «ایجاد قرارداد جدید») را انتخاب کنید.
انتخاب نوع قرارداد: از لیست انواع قراردادها، نوع مورد نظر خود را برگزینید (مثلاً «خرید و فروش»، «اجاره»، «پیش‌فروش»، «مشارکت در ساخت» و…). این انتخاب سامانه را برای تکمیل فرم مناسب هدایت می‌کند.
وارد کردن مشخصات طرفین: اطلاعات هویتی مالک یا فروشنده و همچنین خریدار یا مستأجر را دقیقاً وارد کنید. مواردی مانند نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره تماس و آدرس محل سکونت باید بدون خطا وارد شوند. در بخش مربوط به اطلاعات تماس نیز تلفن ثابت، شماره همراه و ایمیل طرفین را ثبت کنید.
وارد کردن مشخصات ملک: جزئیات ملک مورد معامله را وارد نمایید. موارد مهم شامل آدرس دقیق ملک، کد پستی، شماره پلاک ثبتی، متراژ و تعداد اتاق‌ها، نوع کاربری (مسکونی، تجاری و…) و اطلاعات سند مالکیت است. در صورت وجود مدارک مرتبط (مثلاً تصویر سند یا پلاک ثبتی) می‌توانید آنها را نیز در سامانه آپلود کنید.
تعیین شرایط قرارداد: مفاد مالی و زمانی قرارداد را وارد کنید. این شامل مبلغ معامله یا اجاره (ودیعه و اجاره ماهانه)، نحوه و زمان‌بندی پرداخت‌ها، تاریخ شروع و پایان قرارداد (یا تاریخ تحویل ملک) و هر شرط خاص توافق شده بین طرفین است.
بررسی نهایی و ثبت: پس از تکمیل فرم، پیش‌نمایش قرارداد را مشاهده کنید و همه اطلاعات را با دقت بازبینی نمایید. در صورت نیاز تغییرات لازم را اعمال کنید. در نهایت با کلیک روی گزینه «ثبت قرارداد» یا مشابه آن، قرارداد در سامانه ذخیره می‌شود. با این کار، قرارداد شما وارد سیستم شده و مرحله امضای دیجیتال آغاز می‌شود.
امضای دیجیتال قرارداد در سامانه خودنویس
پس از ثبت قرارداد، باید امضای دیجیتال انجام شود تا قرارداد به شکل رسمی و قانونی نهایی گردد. روش کار به این صورت است:
سامانه خودنویس از طریق پیامک یک کد تأیید (رمز یک‌بارمصرف) به موبایل طرفین قرارداد (موجر و مستأجر) ارسال می‌کند.
هر طرف با ورود به پنل خود و وارد کردن کد دریافت شده، قرارداد را به صورت دیجیتالی امضا می‌کند.
علاوه بر طرفین اصلی، حداقل یک شاهد برای هر طرف نیز باید قرارداد را امضا نماید؛ سامانه با ارسال لینک به موبایل شاهدها آنها را در فرآیند امضا مشارکت می‌دهد.
پس از امضای همه طرفین و پایان مهلت قانونی ۱ ساعته خیار مجلس، کد رهگیری ۱۳ رقمی به صورت خودکار صادر می‌شود. این کد اعتبار نهایی قرارداد شما خواهد بود.
امضای دیجیتال مزایای زیادی دارد؛ علاوه بر اعتبار قانونی، وجود آن نشان‌دهنده صحت ثبت و همکاری طرفین است. همچنین پس از دریافت امضاها، امکان چاپ یا ذخیره قرارداد رسمی در پنل کاربری وجود دارد.
ثبت قرارداد توسط مالک، مستأجر و مشاور املاک
سامانه خودنویس طوری طراحی شده که حتی در نقش‌های مختلف هم افراد بتوانند قراردادها را ثبت کنند. در ادامه روند کلی ثبت قرارداد اجاره برای هر نقش توضیح داده شده است:
مالک (موجر): پس از ورود به سامانه و احراز هویت، در بخش «ایجاد قرارداد» نقش «موجر هستم» را انتخاب کنید. مشخصات شناسایی و نشانی خود را تأیید کنید. اگر ملک خود را قبلاً در «سامانه ملی املاک و اسکان» ثبت کرده باشید، اطلاعات ملک نمایش داده می‌شود؛ در غیر این صورت باید ابتدا ملک را در آن سامانه معرفی کنید. سپس جزئیات ملک (مانند تعداد اتاق، متراژ، امکانات) و شرایط قرارداد (مبلغ اجاره، تاریخ شروع و پایان، زمان تحویل) را وارد کنید. پس از آن، قرارداد پیش‌نویس شده را مرور کرده و بندهای توافقی را در صورت نیاز اضافه کنید. در نهایت، شماره همراه مستأجر را وارد کنید تا لینک ثبت قرارداد برای وی ارسال شود و یک شاهد از طرف خود (شماره موبایل شاهد) معرفی نمایید. پس از امضای مستأجر و هر دو شاهد و سپری شدن مهلت ۱ ساعته خیار مجلس، کد رهگیری صادر می‌شود.
مستأجر: با ورود به سامانه و انتخاب گزینه «مستأجر هستم» در ایجاد قرارداد جدید، اطلاعات هویتی و نشانی خود را تأیید کنید. تاریخ عقد و شروع و پایان قرارداد، تاریخ تحویل ملک و مبلغ اجاره را وارد نمایید. سپس متن قرارداد را مرور کنید و در صورت نیاز بند جدیدی اضافه کنید. شماره موبایل موجر را وارد کنید تا لینک تکمیل اطلاعات ملک برای وی ارسال شود. یک شاهد برای خود معرفی کنید تا لینک امضای قرارداد برای او فرستاده شود. پس از اینکه مالک وارد سامانه شده و جزئیات ملک را تکمیل کند، مالک نیز شاهدی معرفی و قرارداد را امضا می‌کند. در پایان، با امضای تمامی طرفین و گذشت ۱ ساعت، قرارداد قطعی شده و کد رهگیری صادر می‌گردد.
مشاور املاک: اگر به عنوان مشاور در ثبت قرارداد شرکت می‌کنید، پس از ورود به سامانه گزینه «ورود به عنوان مشاور املاک» را انتخاب کنید. از داخل پنل، «ایجاد قرارداد اجاره» را انتخاب کرده و نوع قرارداد (مسکونی یا غیرمسکونی) را مشخص کنید. سپس شماره موبایل موجر و مستأجر را وارد نمایید؛ یک پیامک شامل کد احراز هویت برای هرکدام ارسال می‌شود تا صحت نام مالک و مستأجر تائید شود. پس از تأیید اطلاعات هویتی طرفین، با کد پستی ملک می‌توانید اطلاعات آن را از سامانه املاک و اسکان بازیابی کنید؛ در صورت نیاز، مشخصات ملک (تعداد اتاق، امکانات، متراژ و…) را تکمیل کنید. مبلغ اجاره و تاریخ قرارداد را وارد کرده و متن قرارداد را بررسی کنید. سپس برای هر طرف یک شاهد معرفی کرده و شماره موبایل شاهد را وارد کنید تا لینک امضای دیجیتال برای آنان ارسال شود. در نهایت، پیامک کد تأیید برای موجر و مستأجر نیز ارسال می‌شود و پس از امضای همه طرفین، کد رهگیری پس از یک ساعت صادر می‌گردد.
استعلام کد رهگیری قرارداد در سامانه خودنویس
پس از ثبت قرارداد و دریافت کد رهگیری، می‌توانید صحت ثبت و جزئیات قرارداد خود را استعلام کنید. برای این کار:
وارد بخش «استعلام» یا «کد رهگیری» در سایت خودنویس شوید.
کد رهگیری ۱۳ رقمی قرارداد و کد ملی یکی از طرفین (مالک یا مستأجر) را وارد کنید.
سامانه اطلاعات کلی قرارداد را نشان می‌دهد. برای مشاهده جزئیات کامل، ممکن است یک کد تأیید یک‌بارمصرف دیگر به موبایل مالک یا مستأجر ارسال شود که با وارد کردن آن می‌توانید متن قرارداد ثبت‌شده را ببینید.
توجه داشته باشید که امکان استعلام کدهای رهگیری قدیمی (صادر شده قبل از راه‌اندازی خودنویس) وجود ندارد و تنها قراردادهای ثبت شده در سامانه خودنویس قابل پیگیری است.
نکات مهم و مشکلات رایج
دقت در وارد کردن اطلاعات: کوچک‌ترین اشتباه در شماره ملی، آدرس یا مبلغ قرارداد می‌تواند بعداً مشکلات حقوقی ایجاد کند. همیشه پس از وارد کردن اطلاعات، قبل از ثبت نهایی آنها را بازبینی نمایید.
مطالعه پیش‌نویس قرارداد: قبل از تأیید نهایی، متن قرارداد را با دقت خوانده و در صورت نیاز بندهای اضافی (مثلاً تعهدات خاص یا جزئیات بیشتر) را اضافه کنید.
پشتیبانی سامانه: اگر در هر مرحله به مشکلی برخوردید (مثل خطای ثبت اطلاعات یا عدم دریافت پیامک)، می‌توانید با شماره پشتیبانی سامانه تماس بگیرید یا بخش سؤالات متداول در سایت را مطالعه نمایید.
بازیابی رمز عبور: در صورت فراموشی رمز عبور خود، از لینک «بازیابی رمز» استفاده کنید تا رمز جدید به موبایل یا ایمیل شما ارسال شود. همچنین مطمئن شوید شماره موبایل و ایمیل شما در سامانه تأیید شده باشد.
مرورگر و اتصال اینترنت: برای جلوگیری از خطا در ثبت اطلاعات، از مرورگرهای به‌روز و اینترنت پایدار استفاده کنید. اگر پیغام خطا دیدید، همه فیلدهای اجباری را پر کرده و اتصال را بررسی کنید.
امضای دیجیتال: حتماً شماره موبایل هر فرد را صحیح وارد کنید تا پیامک کد تأیید برای امضا ارسال شود. اگر کدی دریافت نکردید، گزینه ارسال مجدد را بزنید.
جمع‌بندی
سامانه خودنویس املاک ابزار جامعی است که با حذف فرایندهای کاغذی و واسطه‌گری، ثبت قراردادهای املاک (خرید و فروش و اجاره) را سریع، دقیق و ارزان می‌کند. با رعایت مراحل شرح داده شده در این راهنما و توجه به نکات کلیدی، می‌توانید به سادگی قرارداد خود را در این سامانه ثبت کرده و کد رهگیری دریافت کنید؛ امری که برای اعتبار حقوقی قرارداد ضروری است. استفاده از این سامانه همچنین امنیت بیشتری برای طرفین به ارمغان می‌آورد و با شفاف‌سازی معاملات ملکی، امکان پیگیری حقوقی آسان‌تر و کنترل بازار مسکن را فراهم می‌سازد. به‌طور خلاصه، سامانه خودنویس ضمن شفافیت‌بخشی به معاملات، هزینه‌های مردم را کاهش می‌دهد و جزو اصلی‌ترین زیرساخت‌های هوشمندسازی معاملات مسکن در کشور به‌شمار می‌آید.
