آموزش و مشاوره حقوقی

چگونگی تبدیل سند منگوله‌دار به تک‌برگی

سندهای منگوله‌دار قدیمی دفترچه‌ای به علت ایمنی کمی که دارند به‌راحتی جعل می‌شوند اما سند تک‌برگی طوری طراحی‌شده است که به‌راحتی نمی‌توان آن را جعل کرد. سندهای تک‌برگی برخلاف سندهای منگوله‌دار قدیمی هولوگرام مخصوص داشته و برای دست‌کاری در آن‌ها نیاز به مهارت‌های بالا و امکانات و افراد مجرب است که از عهده هرکسی ساخته نیست؛ صدور این اسناد که در اداره ثبت انجام می‌شود تماماً به‌صورت مکانیزه و الکترونیکی است که تمام مشخصات ملک و مالک به‌طور دقیق و خوانا در آن درج‌شده که خواندن و کنترل آن برای مردم راحت شده است و این حسن، یکی از دلایلی است که جعل این اسناد را مشکل ساخته است و به همین خاطر است که تبدیل سند منگوله‌دار به تک‌برگی پیشنهاد کارگشایی برای صاحبان ملک است.
در این مقاله می‌خواهیم در مورد ضرورت تبدیل سندهای منگوله‌دار دفترچه‌ای به سند تک‌برگی و مراحل آن صحبت کنیم.

مزیت‌های تبدیل سند منگوله‌دار به سند تک‌برگی چیست؟

  •  شما که قبل از سال ۹۱ صاحب‌ملک شده‌اید شاید از خودتان بپرسید :” من که سند منگوله‌دار دفترچه‌ای دارم، چه نیازی به تبدیل سند منگوله‌دار به سند تک‌برگی است؟” در اینجا باید به شما پاسخ دهیم آنچه سند تک‌برگی را از سند منگوله‌دار متمایز می‌کند امنیت بیشتر و دقت بالاتر در صدور سندهای تک‌برگی است.
  •  ثبت کامل، سیستمی و یکپارچه اطلاعات ملک و درج اطلاعات مالک و به‌روزرسانی اطلاعات در هر انتقال از ویژگی‌های دیگر سندهای تک‌برگی است.
  • البته جدا از تسهیل در تعویض اسناد در محل دفاتر اسناد رسمی، یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های تبدیل سندهای منگوله‌دار به تک‌برگی این است که در صورت وجود شریک یا شرکا در یک ملک، هر مالکِ ملک ِ شریکی یک سند مجزا حتی به‌اندازه نیم دانگ خواهد داشت.
  •  صرفه‌جویی در مصرف کاغذ نیز یکی از مهم‌ترین مزایای صدور سندهای تک‌برگی است. در این طرح از هدر شدن کاغذ جلوگیری به‌عمل‌آمده است. اسناد مالکیت سنتی از ۱۲ صفحه گرفته تا ۳۲ صفحه و شاید بیشتر را هم شامل می‌شد.
  • هرچند این تعداد صفحات برای استفاده سال‌های طولانی بود ولی درهرحال باعث مصرف حجم زیاد کاغذ می‌شد. به‌ویژه کپی اسناد مالکیت مذکور که در مراجع مختلف لازم می‌شد (و هنوز هم می‌شود) حجم عظیم کاغذ را مصرف می‌کرد و این موضوع یکی از عوامل مصرف این کالای مهم و استراتژیک و وارداتی را باعث می‌گردید. درحالی‌که اکنون این اسناد تنها در یک برگ پشت‌ورو تهیه می‌شود و کپی آن‌هم به همین‌گونه و در همین حجم مصرف کاغذ را موجب می‌گردد.
  •  سندهای تک‌برگی مثل سندهای منگوله‌دار قدیمی به‌صورت دستی تهیه نمی‌شوند و روند چاپ آن‌ها کاملاً سیستمی و مکانیزه است. این‌یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های سندهای جدید تک‌برگی است.
  • در سند تک‌برگی مشکل بد خط بودن و یا ناخوانا بودن سند و نوشتن اصلاحات پی‌درپی پشت سند وجود ندارد و به‌راحتی می‌توان اطلاعات درون سند را دید.
  • سندهای تک‌برگی کروکی دقیق و اطلاعات جزئی‌تری نسبت به سندهای منگوله‌دار قدیمی در خود دارند و با تکیه‌بر این اسناد دیگر مشکلاتی مثل ابهام در متراژ ملک و تعرض به زمین‌ها و املاک اتفاق نمی‌افتد.
  •  سندهای تک‌برگی به‌آسانی سندهای منگوله‌دار ،جعل نمی‌شوند.
  •  هر سند برای یک نفر صادر می‌شود بنابراین مشکل فرسودگی سند و دست‌به‌دست گشتن آن‌هم حل می‌شود.
  •  اما در این سندها خبری از اطلاعات مربوط به نقل‌وانتقال ملک وجود ندارد و در نگاه اول، بدون مراجعه به اداره ثبت نمی‌توان چنین اطلاعاتی را در مورد ملک یا زمین موردنظر به دست آورد. از طرفی با وارد شدن این اطلاعات در سامانه اداره ثبت‌اسناد، دسترسی‌های اداره‌ای به اطلاعات این اسناد راحت‌تر شده است.
  •  کاستن از سفرهای درون‌شهری به خاطر عدم مراجعه مردم به ادارات ثبت جهت تعویض اسناد خود، یکی دیگر از ویژگی‌ها و منافع اسناد مالکیت تک‌برگی است، در زمان صدور سند منگوله‌دار دفترچه‌ای، همه امورات ثبتی اسناد مالکیت توسط خود مالکین و با مراجعه به ادارات ثبت‌اسناد و املاک انجام می‌شد و همین حالا هم می‌شود ولی در خصوص اسناد تک‌برگی طوری برنامه‌ریزی‌شده است که در نقل و انتقالات، این عمل در همان جلسه‌ای که طرفین معامله در دفاتر اسناد رسمی اقدام به معامله می‌کنند صورت می‌گیرد و پس از تهیه و امضای فرم‌ها، مابقی امور توسط دفاتر اسناد پیگیری می‌شود و نیاز به مراجعه خریداران به ادارات ثبت ندارند. این برنامه‌ریزی باعث تقلیل سفرهای درون‌شهری مردم شده، به‌علاوه از تراکم حضور مردم در ادارات ثبت سرتاسر کشور کاسته شده و جریان امور در ادارات ثبت روان‌تر می‌شود.

 آیا همه صاحبان ملک باید نسبت به تبدیل سند اقدام کنند؟

پاسخ خیر است. اگر معامله ملک مذکور بعد از سال ۹۰ انجام‌شده است، برای هرگونه نقل‌وانتقال نیاز به تک‌برگی کردن سندتان دارید در غیر این صورت به‌راحتی ملک خود را منتقل کنید. حتی اگر ملکی را با سند تک‌برگی می‌خرید لزومی به تعویض سند ندارید مادامی‌که قصد انتقال آن را داشته باشید. بنابراین به‌منظور پیشگیری از اتلاف وقت در زمان فروش، بهتر است در همان جلسه که سند به نامتان می‌شود تقاضای تعویض سند را به دفترخانه بدهید.

در اسناد تک‌برگی حتی اگر شما یک‌دهم دانگ از یک ملک را داشته باشید ،برای شما یک سند تک‌برگی یک‌دهم دانگی صادر می‌شود. این موضوع در سندهای منگوله‌دار دفترچه‌ای به‌سختی انجام می‌شد و می‌بایست با درخواست رسمی مالکین ملک مشاعی صورت می‌گرفت.

در اسناد تک‌برگی حتی اگر شما یک‌دهم دانگ از یک ملک را داشته باشید ،برای شما یک سند تک‌برگی یک‌دهم دانگی صادر می‌شود. این موضوع در سندهای منگوله‌دار دفترچه‌ای به‌سختی انجام می‌شد و می‌بایست با درخواست رسمی مالکین ملک مشاعی صورت می‌گرفت.

مراحل تبدیل سند منگوله‌دار قدیمی به سند تک‌برگی

  •  احتمالاً یا شما صاحب یک ملک قدیمی هستید و یک سند منگوله‌دار قدیمی دارید و قصد دارید با توجه به مزایای سندهای تک‌برگی نسبت به تبدیل سند منگوله‌دار اقدام کرده و سند جدید بگیرید یا اینکه به‌تازگی یک ملک جدید خریده‌اید و باید سندتان را بانام و تاریخ جدید ثبت کنید. در وضعیت اول نیازی به حضور در دفاتر ثبت نیست و مستقیم به اداره ثبت املاک می‌روید ولی در وضعیت دوم ابتدا باید به یکی از دفاتر ثبت‌اسناد مراجعه کنید. در زمان معامله یک ملک یا زمین با هر نوع کاربری‌ای که داشته باشد نخستین قدم بعد از توافق‌های اولیه مراجعه به یک دفتر ثبت‌اسناد رسمی است تا معامله انجام‌شده در این دفتر ثبت شود. بدیهی است خریدار و فروشنده باید هر دو در دفتر ثبت حضورداشته باشند و مدارک هویتی خود را بیاورند. درصورتی‌که مالک یک ملک اشخاص حقوقی باشند شماره ثبت حقوقی آن و سایر مدارک برای انتقال سند موردنیاز است.
  •  دفاتر ثبت‌اسناد رسمی پیش از اینکه برای انتقال سند اقدام کنند، فهرستی از استعلام‌ها را از فروشنده یا همان صاحب فعلی سند دریافت می‌کنند. اولین استعلام مربوط به سند است. این استعلام توسط خود اداره‌ ثبت و به‌صورت سیستمی انجام می‌شود. برای استناد به جواب این استعلام ۲ روز زمان موردنیاز است. این استعلام برای این است که دفتر ثبت‌اسناد رسمی دریابد که آیا ملک یا زمین موردنظر پیش‌ازاین به شخص دیگری فروخته نشده است و اینکه آیا این سند اصطلاحاً درگرو یا بند نیست و آزاد است یا خیر؟ بدیهی است سندهایی که درگرو بانک و یا زندان و… باشند تا پیش از آزاد نکردن آن قابل‌انتقال نیستند. مسلماً در این شرایط سند جدیدی هم برایشان صادر نمی‌شود و باید ابتدا این موانع برطرف شود.
  • هرگاه قصد واگذاری ملک یا زمینی را به شخص دیگری دارید، لازم است از قبل بدهی‌های خود را به شهرداری تسویه کرده باشید. برای اثبات این تسویه‌حساب‌ها، ارائه گواهی پایان کار شهرداری لازم است. این گواهی نشان می‌دهد که خانه یا ملک موردنظر عوارض و مالیات خود را پرداخت کرده و سند آن مشکلی ندارد. ارائه نامه از سازمان نوسازی و تعیین تکلیف کاربری ملک که آیا تجاری است یا مسکونی یا اداری و… نیز لازم است. باید نامه سازمان تأمین اجتماعی برای ملک‌های تجاری و صنعتی علاوه بر دو گواهی فوق مبنی بر تسویه‌حساب با این سازمان را هم هنگام خریدوفروش صادرشده باشد.
  •  وقتی‌که دو طرف بر سر خریدوفروش ملک یا زمین موردنظر به توافق رسیده‌اند و گواهی‌ها و نامه‌های تسویه‌حساب هم آماده‌شده است، مدارک لازم ارائه‌شده و همه‌‌چیز برای انتقال مالکیت فراهم است. نقل‌وانتقال سندهای منگوله‌دار در داخل خود دفترچه نوشته می‌شوند اما سندهای تک‌برگی این‌گونه نیستند. به‌هرحال نقل‌وانتقال انجام‌شده پس از تعیین موعد مقرر در داخل سند دفترچه‌ای وارد می‌شوند. دفتر ثبت‌اسناد به‌صورت مکانیزه خلاصه‌ای از نقل‌وانتقال انجام‌شده را به اداره ثبت ناحیه موردنظر ارسال می‌کند. حالا باید با سند قدیمی راهی اداره‌های ثبت شوید تا بتوانید سند جدید بگیرید. کسانی که خریدوفروش نکرده‌اند و سند قدیمی دارند، از این مرحله به بعد برای دریافت سند جدید باید همراه شوند.
  • در این مرحله برای دریافت سند تک‌برگی مخصوص به ملک یا زمین موردنظر درخواست خود را به اداره ثبت ناحیه مربوطه ارائه دهید. باید فرم درخواست صدور سند تک‌برگی را پرکنید. در صحت ثبت اطلاعات دقت کنید چراکه یکی از منابع پر کردن سند استفاده از همین فرم است. اگر قصد فروش ملک یا زمین را نداشته و تنها برای تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگی اقدام کرده‌اید این نخستین گام شما محسوب می‌شود. تسویه‌حساب‌های شهرداری و استعلام سند هم پس از ارائه درخواست در اداره ثبت موردنظر پیگیری می‌شود.
  •  باید اصل سند مالکیت قبلی ملک‌ یا زمین چه برای تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگی چه برای نقل‌وانتقال سند مالکیت به اداره ثبت ارائه شود، در غیر این صورت سند جدید به شما تعلق نمی‌گیرد. اگر سند منگوله‌دار شما مفقود، یا به دلایل مختلف غیرقابل استفاده‌شده باشد باید قبل از اقدام برای تک‌برگی کردن سند، برای دریافت سند المثنی اقدام کنید.

 

در سندهای تک‌برگی اطلاعات مربوط به نقل‌وانتقال سند ثبت نمی‌شود و تنها مشخصاتی که در سندهای تک‌برگی نوشته می‌شود مشخصات مالک‌ آن است. البته در این سند مختصر جایی هم برای رهن و سرقفلی ملک‌ در نظر گرفته‌شده است.

در همین رابطه بخوانید:
آشنایی با انواع سند ملکی

 

نکات مهمی که باید برای تعویض سند منگوله‌دار به سند تک‌برگی موردتوجه قرار گیرند.

  • حتماً پیش از اولین قدم برای تبدیل سند منگوله‌دار به تک‌برگی از مدارک هویتی خود و طرف دیگر معامله و قبض تلفن ثابت مربوط به ملک کپی تهیه کنید.
  •  قبض تلفن یکی از مدارک بسیار مهم است که فقدان آن کار شمارا یک روز به عقب میندازد. نشانی دقیق ملک و کد پستی آن اطلاعاتی است که صحت و سند آن منوط به وجود قبض تلفن ثابت ملک موردنظر مشخص می‌کند.
  •  کروکی ملک یا زمین را هم به‌خوبی به خاطر داشته باشید. مالک فعلی ملک و خریدار در زمان دریافت سند تک‌برگی و همچنین زمان انتقال سند باید حضورداشته باشند، در غیر این صورت شخص ثالثی با داشتن وکالت‌نامه قانونی می‌تواند به‌جای یکی از دو طرف حضورداشته باشد.
  • مسئولیت ارسال سند تک‌برگی آماده‌شده به عهده اداره پست است و سند تک‌برگی آماده‌شده را به دست مالک می‌رساند. برای انجام این مهم لازم است پیش از آخرین مرحله‌ها برای دریافت سند تک‌برگی به باجه پست مستقر در اداره‌ ثبت رفته و با پرداخت هزینه لازم و پر کردن فرم مشخصات، درروند ارسال با اداره پست همکاری کنید.
  •  حالا که تمام مراحل تبدیل سند منگوله‌دار به سند تک‌برگی را طی نمودید، سند شما به‌زودی توسط اداره پست به دستتان خواهد رسید. اما بهتر است بدانید برای تبدیل سندهای دفترچه‌ای به سندهای تک‌برگی حدوداً ۵۰روز زمان موردنیاز است و اگر ملک شما پیش‌ازاین سند تک‌برگی داشته و حالا فقط نیاز به ثبت تغییر نام مالک دارد حدوداً ۲۰روز زمان نیاز است. سند شما از طریق مأمور پست به در خانه و به آدرسی که در اداره ثبت به متصدی پست داده‌اید ارسال می‌شود.
  • سند تنها به مالک آن تحویل داده می‌شود مگر اینکه در زمان پر کردن فرم مربوط به اداره پست، شخص دیگری را مأمور دریافت آن کرده و آن را در فرم خود معرفی کرده باشید. اگر مأمور اداره پست نتواند آدرسی را که باید سند را به آن تحویل دهد پیدا کند، سند به اداره ثبت ارجاع داده می‌شود و مالک باید برای دریافت آن به اداره ثبت مراجعه کند.
  •  هزینه‌های مختلفی برای دریافت سند تک پیش روی شماست. اگر از هزینه دریافت پایان کار و تسویه با بیمه تأمین اجتماعی صرف‌نظر کنیم، برای استعلام سند باید مبلغ ۱۰هزار تومان به دفتر ثبت بپردازید. هزینه پست بسته به محل موردنظر دریافت می‌شود. اگر سند شما قبلاً در اداره ثبت‌اسناد به ثبت نرسیده باشد باید مبلغی بابت ثبت این سند به اداره ثبت‌اسناد پرداخت کنید. این مبلغ عدد ثابتی نیست و محاسبه آن از طریق سیستم اداره ثبت انجام می‌شود. برای تبدیل سند منگوله‌دار قدیمی به جدید باید حدوداً ۱۵۰هزار تومان و برای انتقال سند و گرفتن سندی جدید بانام خودتان باید حدود مبلغ ۹۰هزار تومان هزینه کنید. البته باید این نکته را به‌عنوان یکی از معایب تبدیل سند منگوله‌دار ذکر کرد که درصورتی‌که به دلیلی ملکی دارای مالکین متعدد باشد مثلاً ملکی ورثه‌ای باشد تحمیل هزینه‌ بر مردم افزایش می‌یابد. شاید این مشکل در مواردی که ملکی دارای ارزش بالایی است به چشم نیاید ولی در مواردی که ملکی در گوشه شهری کوچک و یا روستایی دارای ارزش املاک کم واقع‌شده و تعداد شرکا و یا ورثه هم به ۱۰یا ۱۲ نفر بالغ می‌شود، صدور سند مالکیت تک‌برگی هزینه هنگفتی (در مقایسه باارزش ملک) را بر مردم تحمیل می‌کند که به‌صرفه نیست.
  •  اینکه برای تبدیل سند منگوله‌دار به سند تک برگی چه مدارکی باید همراهمان ببریم، مهم‌ترین موردی است که در تسهیل و تسریع روند صدور سند تک برگی به شما کمک خواهد کرد. پس مدارک زیر را با دقت آماده کنید:
  1.  اصل و کپی مدارک هویتی خریدار و فروشنده ملک یا مالک جدید و مالک قبلی آن نخستین سند موردنیاز برای دریافت سندهای تک‌برگی است.
  2. ارائه پایان کار شهرداری
  3.  استعلام سند
  4.  تسویه‌حساب با بیمه تأمین اجتماعی برای املاکی که کاربری صنعتی و تجاری دارند

دیگر مدارک موردنیاز است. قبض تلفن ثابت ملک را فراموش نکنید. کروکی دقیق ملک دیگر مدرک موردنیاز است. اصل سند قبلی ملک باید هنگام ارائه درخواست به اداره ثبت ارائه‌شده باشد. اگر وکیل قانونی مراحل تعویض سند و یا واگذاری آن را دنبال می‌کند در تمام مراجعه‌ها ارائه وکالت‌نامه از سوی او ضروری است. فرم تقاضای دریافت سند و فرم مربوط به اداره پست ازجمله فرم‌هایی هستند که باید در روند این کار تکمیل شوند. پرداخت هزینه‌های لازم در خود اداره‌های ثبت از طریق دستگاه کارت‌خوان امکان‌پذیر است. به فیش پرداخت این هزینه‌ها هم نیاز دارید.

علیرغم اینکه هزینه‌های تعویض سند در هر مرحله انتقال شاید اندکی غیرضروری به نظر برسد اما این کار دو حسن دارد:پایش و به‌روزرسانی وضعیت ملک در سازمان ثبت و اطمینان و تأکید مجدد بر سلامت ملک. جلوگیری از فرسوده‌شدن اسناد به دلیل تعدد نقل‌وانتقال.

• برای پیگیری وضعیت تبدیل سند منگوله‌دار به سند تک‌برگی می‌توانید به سامانه الکترونیکی ثبت سند  مراجعه کنید در این سامانه می‌توانید از کلیه مراحل روند صدور سند خود مطلع شوید.

• جمع‌بندی:

در آخر آنچه به‌عنوان امتیاز برای تبدیل سند منگوله‌دار به سند تک‌برگی یادآوری می‌کنیم این است که در سندهای دفترچه‌ای قدیمی اطلاعات شناسنامه‌ای تمامی مالکین در یک ستون و با سختی درج می‌شد.البته اگر از بدخطی برخی نگارنده‌ها در دفاتر ثبت‌اسناد رسمی صرف‌نظر کنیم. علاوه بر این به دلیل اینکه تنها یک سند واحد موجود بود باید بین شرکا  توافق و تعامل صورت می‌گرفت که سند در دست چه کسی باشد حال اینکه در اسناد تک‌برگی حتی اگر شما یک‌دهم دانگ از یک ملک را داشته باشید برای شما یک سند تک‌برگی یک‌دهم دانگی صادر می‌شود.  موضوعی که در اسناد دفترچه‌ای به‌سختی انجام می‌شد و می‌بایست با درخواست رسمی مالکین ملک مشاعی صورت می‌پذیرفت.

در اسناد تک‌برگی مشخصات کامل ملک و مالک به‌طور دقیق ثبت می‌شود مشخصاتی از قبیل:
شماره قطعه،مساحت دقیق ملک،پلاک‌های اصلی و فرعی و مفروزی،بخش و ناحیه،نوع کاربری،سال ساخت،وضعیت خاص،آدرس پستی،کد پستی،نقشه محل وقوع ملک و کروکی آن،شماره‌های دفتر الکترونیکی،سمت و طبقه،امکانات اختصاصی و مشاعی،و ثبت کامل اطلاعات مالک.

 

مطالب مرتبط

5 نظر در مورد : “چگونگی تبدیل سند منگوله‌دار به تک‌برگی

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *