سامانه کاتب یک پلتفرم دیجیتال جامع است که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک (و با همکاری قوه قضائیه) رونمایی شده تا ثبت رسمی معاملات ملکی را به صورت آنلاین ممکن کند. با استفاده از سامانه کاتب می‌توانید بدون نیاز به مراجعه حضوری، قراردادهای ملکی خود از جمله اجاره، خرید و فروش یا مشارکت در ساخت را تنظیم و پیگیری کنید. این سامانه که در نیمه دوم سال ۱۴۰۳ عملیاتی شده، امکان ارائه خدمات ثبتی ۲۴ ساعته و غیرحضوری را فراهم کرده و با تمرکز بر امنیت و شفافیت، بسیاری از کارهای اداری مرتبط با اسناد را آسان می‌کند.بر اساس قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، از ابتدای خرداد ۱۴۰۴ فقط قراردادهایی که از مسیر قانونی ثبت شده‌اند—از جمله از طریق سامانه کاتب—دارای اعتبار رسمی خواهند بود. در نتیجه، قولنامه‌های دستی یا ثبت‌نشده، دیگر در مراجع قضایی و اداری قابل استناد نیستند.در ادامه، به معرفی کامل سامانه کاتب، روش‌های دسترسی و ثبت‌نام، خدمات ارائه‌شده و مزایای استفاده از آن می‌پردازیم. همراه ما باشید تا با این سامانه نوین آشنا شوید.
سامانه کاتب چیست؟
سامانه کاتب که با نام «سکوی خدمات دیجیتال ثبتی کاتب» هم شناخته می‌شود، یک سامانه رسمی برای ثبت و مدیریت الکترونیکی معاملات و قراردادهای املاک است. هدف اصلی از ایجاد این سامانه، تحقق برنامه تحول دیجیتال در سازمان ثبت و اجرای قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول است. از مرداد ۱۴۰۳ به بعد، اکثر معاملات ملکی در کشور (از جمله خرید و فروش، اجاره، رهن و انتقال سرقفلی) باید توسط مشاوران املاک دارای مجوز در سامانه کاتب ثبت شود تا پیگیری قانونی داشته باشد. با راه‌اندازی سامانه کاتب، طرفین قرارداد می‌توانند بدون مراجعه به دفتر اسناد رسمی، پیش‌نویس قرارداد را در سامانه تنظیم کرده و پس از تکمیل و امضای دیجیتال، کد رهگیری رسمی دریافت کنند. این قراردادهای الکترونیکی دارای اعتبار حقوقی و قابل استناد در مراجع قضایی هستند.
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های سامانه کاتب، ایجاد قالب‌های استاندارد ملی برای همه قراردادهاست. در گذشته متن قراردادها در دفاتر مختلف به سلیقه متفاوت تنظیم می‌شد و اختلافات زیادی به وجود می‌آمد. در سامانه کاتب، قراردادها بر پایه الگوهای مصوب به صورت یکسان تنظیم می‌شوند. این کار باعث می‌شود اختلافات ناشی از متن قرارداد کاهش پیدا کند، نظارت بر معاملات آسان‌تر شود و امکان سوءاستفاده (مانند دستکاری متن قرارداد توسط افراد غیرمتخصص) بسیار کمتر شود. به این ترتیب، طرفین معامله با اطمینان بیشتر و شفافیت بالا روند خرید، فروش یا اجاره ملک خود را پیگیری می‌کنند.
اهداف راه‌اندازی سامانه کاتب
تحول دیجیتال خدمات ثبتی: کاهش مراجعه حضوری شهروندان و استفاده از فناوری برای ساده‌سازی فرایندهای ثبت.
کاهش سوءاستفاده و کلاهبرداری: از طریق ثبت رسمی و شفاف قراردادها، احتمال کلاهبرداری و جعل اسناد کاهش می‌یابد.
افزایش شفافیت: همه معاملات ملکی به صورت متمرکز و قابل رصد ثبت می‌شوند تا نظارت دولت بر بازار مسکن و معاملات رسمی بهتر شود.
اجرای قانون: با توجه به قانون جدید، اجرای ثبت الکترونیکی الزام‌آور شده و سامانه کاتب ابزاری برای تحقق آن است.
صرفه‌جویی در زمان و هزینه: کاربران از این پس بدون نیاز به حضور در دفاتر ثبت‌اسناد، می‌توانند امورات ثبتی خود را پیگیری کنند.
روش‌های دسترسی به سامانه کاتب
برای استفاده از خدمات سامانه کاتب سه روش اصلی در اختیار کاربران قرار دارد:
وب‌سایت سامانه کاتب: از طریق مرورگر وب می‌توانید وارد آدرس رسمی سامانه کاتب شوید(www.kateb.ir) و خدمات را مشاهده کنید. ثبت‌نام اولیه، ورود، پیگیری پرونده‌ها و استفاده از اکثر امکانات از طریق سایت امکان‌پذیر است. سایت با رابط کاربری ساده طراحی شده تا همه افراد (مشاورین املاک و عموم مردم) بتوانند به‌راحتی مراحل کار را انجام دهند.
اپلیکیشن موبایل کاتب: نسخه اندرویدی سامانه کاتب نیز عرضه شده است. اگر با گوشی هوشمند اندرویدی کار می‌کنید، می‌توانید با جستجوی “کاتب” در پلی‌استور یا وب‌سایت رسمی، اپلیکیشن را دانلود و نصب کنید. این اپ موبایل امکان دسترسی سریع به خدمات ثبتی را در هر زمان و مکان فراهم می‌کند.
کد دستوری (USSD): حتی برای کسانی که گوشی هوشمند یا اینترنت پرسرعت ندارند، راه استفاده فراهم است. با شماره‌گیری کد دستوری #2282* از طریق تلفن همراه خود، منوی سامانه کاتب برای شما باز می‌شود. در این منو می‌توانید برخی خدمات پایه‌ای مانند ثبت درخواست یا استعلام را انتخاب کنید. این روش برای افرادی که فقط تلفن همراه ساده دارند و در مناطق بدون اینترنت هستند، مفید است.
در هر سه روش ذکر شده، پس از ثبت‌نام اولیه در سامانه، امکان دریافت و مدیریت خدمات مختلف ثبتی توسط کاربر فراهم می‌شود.
نحوه ثبت‌نام در سامانه کاتب
برای استفاده کامل از خدمات سامانه کاتب، در ابتدا باید ثبت‌نام کنید. مراحل ثبت‌نام به صورت زیر است:
انتخاب روش ثبت‌نام: می‌توانید از طریق وب‌سایت یا اپلیکیشن موبایل کاتب وارد بخش ثبت‌نام شوید.
وارد کردن اطلاعات پایه: پس از رفتن به بخش ثبت‌نام، اطلاعات هویتی خود را وارد کنید. معمولاً درخواست می‌شود «کد ملی»، «تاریخ تولد» و «شماره همراه» خود را وارد کنید.
دریافت کد تأیید: پس از ارسال اطلاعات، سامانه یک کد تایید عددی به شماره موبایل شما پیامک می‌کند.
تکمیل ثبت‌نام: کد پیامکی را در کادر مربوطه وارد نمایید. با این کار حساب کاربری شما فعال شده و پیام موفقیت‌آمیز بودن ثبت‌نام نمایش داده می‌شود.
ورود به سامانه: پس از تکمیل مراحل فوق، بار دیگر با کد ملی و کدی که پیامک شد، وارد سامانه شوید. از این لحظه، شما کاربر ثبت‌شده سامانه کاتب خواهید بود و می‌توانید به خدمات ارائه‌شده دسترسی داشته باشید.
این مراحل کاملاً رایگان و سریع انجام می‌شود و نیازی به مراجعه حضوری یا ارائه مدارک فیزیکی نیست. در اکثر موارد، اگر اطلاعات هویتی شما به درستی وارد شود، ثبت‌نام در چند دقیقه به پایان می‌رسد.
خدمات و امکانات سامانه کاتب
سامانه کاتب مجموعه کاملی از امکانات را در حوزه معاملات ملکی و قراردادها ارائه می‌دهد. مهم‌ترین خدمات این سامانه عبارتند از:
ثبت پیش‌نویس قرارداد: مشاورین املاک یا حتی کاربران عادی می‌توانند پیش‌نویس قرارداد خرید، فروش، اجاره، مشارکت در ساخت و … را در سامانه کاتب ثبت کنند. در این بخش اطلاعات طرفین قرارداد و مشخصات ملک (آدرس، نوع سند، مساحت، قیمت و…) وارد می‌شود. پس از پرکردن اطلاعات، پیش‌نویس قرارداد به شکل یک فرم استاندارد تولید می‌شود.
صدور کد رهگیری رسمی: پس از ثبت پیش‌نویس یا قرارداد نهایی، سامانه کاتب یک کد رهگیری قانونی ۱۸ رقمی به آن اختصاص می‌دهد. این کد رهگیری نشان می‌دهد معامله در سامانه ثبت شده و از نظر قانون معتبر است. دریافت کد رهگیری به معنای این است که معامله برای انجام سند رسمی در اولویت قرار می‌گیرد.
ثبت نهایی قرارداد: اگر طرفین معامله کد رهگیری دریافت کنند و به دفترخانه مراجعه کنند، امکان انتقال قرارداد به سند نهایی رسمی وجود دارد. اسناد مالکیت جدید صرفاً برای معاملاتی صادر می‌شود که از طریق سامانه کاتب ثبت شده باشند.
استعلام اسناد و املاک: کاربران می‌توانند از طریق سامانه کاتب، اصالت اسناد ملک را استعلام کنند یا اطلاعات مسیریابی سند (برای مثال، استعلام ممنوع‌الخروجی مرتبط با ملک) را بررسی نمایند.
پیگیری وضعیت درخواست‌ها: پس از ثبت پیش‌نویس یا درخواست در سامانه، کاربر می‌تواند وضعیت آن را از پنل خود ببیند. گزارش‌های قابل‌استخراج مانند لیست قراردادهای ثبت شده و تاریخچه هر درخواست در کارتابل سامانه نمایش داده می‌شود.
مدیریت قراردادها (کارتابل مشاور املاک): سامانه کاتب برای مشاوران املاک دارای پنل ویژه‌ای است که در آن قراردادها و پیش‌نویس‌های ثبت‌شده را مدیریت می‌کنند. در این پنل می‌توان پیش‌نویس‌ها را ویرایش یا در صورت لزوم ابطال کرد.
ثبت الحاقیه یا متمم قرارداد: در صورتی که طرفین قرارداد بخواهند تغییری مثل تمدید یا افزودن شرط جدید انجام دهند، از بخش ثبت متمم در سامانه کاتب استفاده می‌شود.
خدمات ۲۴ ساعته: از آنجایی که سامانه به صورت الکترونیکی است، خدمات آن در تمام ساعات شبانه‌روز (حتی ایام تعطیل) قابل‌دستیابی است. این موضوع مخصوصاً برای پیگیری امور فوری بسیار مفید است.
تمام خدمات فوق در یک بستر یکپارچه ارائه شده‌اند تا طرفین معامله و مشاوران املاک بتوانند بدون دردسر، مراحل قانونی قراردادهای خود را تا دریافت سند نهایی پیگیری کنند.
مزایای استفاده از سامانه کاتب
استفاده از سامانه کاتب برای معاملات ملکی و قراردادها مزایای متعددی دارد. مهم‌ترین این مزایا عبارتند از:
صرفه‌جویی در وقت و هزینه: با سامانه کاتب نیازی به مراجعه چندباره به دفاتر اسناد رسمی یا اتحادیه نیست. تمام کارها از ابتدا تا انتهای فرآیند به صورت آنلاین انجام می‌شود.
دسترسی ۲۴ ساعته: از طریق سایت یا اپلیکیشن کاتب می‌توانید هر زمان که خواستید بدون توجه به تعطیلی‌ها، قرارداد ثبت کنید یا اسناد را پیگیری کنید.
افزایش امنیت و شفافیت: تمام قراردادها و معاملات در سامانه متمرکز می‌شوند؛ بنابراین امکان تغییر غیرقانونی یا جعل کمتر است. همچنین از طریق کد رهگیری اختصاصی، هر معامله قابل پیگیری و ردیابی است.
اعتبار حقوقی رسمی: قراردادهای ثبت‌شده در کاتب دارای اعتبار قانونی برابر با سند رسمی هستند و در مراجع قضایی و اداری قابل استناد‌اند. این موضوع به ویژه برای مصونیت قراردادها بسیار مهم است.
قالب‌های استاندارد: استفاده از فرم‌ها و متن قراردادهای یکسان در سراسر کشور، از اختلافات ناشی از تنظیم قراردادهای سلیقه‌ای جلوگیری می‌کند. همه قراردادها بر اساس نمونه‌های مصوب ثبت می‌شوند.
امکان پیگیری لحظه‌ای: با دریافت گزارش‌ها و نوتیفیکیشن‌های سامانه، از وضعیت دقیق فرایند قرارداد (مثلاً تأیید طرفین یا صادر شدن کد رهگیری) باخبر می‌شوید.
کاهش اشتباهات انسانی: با خودکار شدن بسیاری از محاسبات و ورود اطلاعات پایه، احتمال خطا در ثبت داده‌ها کاهش می‌یابد.
پشتیبانی معاملات مشاوران املاک: برای مشاورین املاک، سامانه کاتب امکانات حرفه‌ای‌تری مثل کارتابل ویژه و امکان مدیریت چند قرارداد همزمان دارد که روند کاری آن‌ها را تسهیل می‌کند.
این مزایا باعث می‌شود تا استفاده از سامانه کاتب بسیار مورد استقبال قرار گیرد و روند معاملات ملکی در کشور به شکلی مدرن، امن و شفاف پیش رود.
سامانه کاتب برای چه کسانی است؟
به طور کلی سامانه کاتب برای افزایش امنیت و نظم در معاملات ملکی طراحی شده است. بدین ترتیب، عمده استفاده‌کنندگان آن مشاوران املاک و دفاتر ثبت‌اسناد رسمی هستند. مشاوران رسمی معاملات ملکی می‌توانند پس از ثبت‌نام، کلیه قراردادهای ملکی مشتریان خود را از طریق کاتب انجام دهند تا همه مراحل قانونی به درستی طی شود. از سوی دیگر، افراد عادی (خریداران یا مستأجران) هم می‌توانند با این سامانه درگیر باشند؛ برای مثال خریداران می‌توانند کد رهگیری دریافت‌شده توسط مشاور خود را از طریق کاتب استعلام کنند یا از وضعیت درخواست‌های خود مطلع شوند. به طور کلی هر کسی که در معاملات ملکی شرکت می‌کند (مالک، خریدار، مستأجر و…) می‌تواند از امکانات اطلاع‌رسانی سامانه کاتب بهره ببرد. اما ثبت و تنظیم پیش‌نویس قرارداد معمولاً توسط مشاوران املاک انجام می‌شود، زیرا قانون اجرای آن را به عهده این گروه گذاشته است.
سامانه کاتب به عنوان سکوی خدمات دیجیتال ثبتی، قدم بزرگی در جهت مکانیزه کردن و تسهیل فرآیندهای ثبتی در کشور برداشته است. این سامانه با ارائه خدمات آنلاین از ثبت پیش‌نویس قرارداد تا صدور کد رهگیری رسمی، معاملات ملکی را ساده‌تر، شفاف‌تر و امن‌تر کرده است. اگر قصد خرید، فروش یا اجاره ملک دارید یا یک مشاور املاک هستید، آشنایی با سامانه کاتب و ثبت معاملات خود در آن می‌تواند به شما کمک کند تا در زمان، هزینه و انرژی صرفه‌جویی کرده و معاملات خود را با آسودگی خاطر قانونی پیش ببرید.
در پایان توصیه می‌شود برای انجام قراردادهای ملکی خود، همیشه از روش‌های رسمی مانند استفاده از سامانه کاتب بهره بگیرید تا ضمن حفظ حقوق خود، از مزایای گسترده این سامانه دیجیتال نیز بهره‌مند شوید.
