داشتن سند رسمی برای یک ملک، فقط به معنای در اختیار داشتن یک برگه مالکیت نیست. این سند، پشتوانهای قانونی است که امنیت معامله، انتقال مالکیت و بسیاری از امور اداری و بانکی را افزایش میدهد.
با این حال، هنوز تعداد قابلتوجهی از خانهها، مغازهها، زمینهای کشاورزی و سایر املاک در کشور با اسناد عادی مانند قولنامه یا مبایعهنامه معامله میشوند. به همین دلیل، سند رسمی بسیاری از این املاک هنوز به نام مالکان آنها صادر نشده است.
همین موضوع باعث شده بسیاری از مالکان با پرسشهایی مانند «آیا امکان دریافت سند رسمی وجود دارد؟»، «چه مدارکی لازم است؟» و «مراحل ثبت درخواست چگونه است؟» روبهرو شوند.
طبق توضیحات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، برخی مالکان میتوانند از مسیر «قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی و ساختمانهای فاقد سند رسمی» درخواست صدور سند مالکیت بدهند. البته ثبت درخواست به معنای صدور قطعی سند نیست. ابتدا هیئت مربوط باید مدارک، سوابق ثبتی و تصرفات مالکانه را بررسی کند.
در همین راستا، سخنگوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مراحل قانونی دریافت سند مالکیت برای املاک فاقد سند رسمی را تشریح کرده است.
آیا هر ملک قولنامهای مشمول دریافت سند رسمی میشود؟
خیر. صرف داشتن قولنامه برای صدور سند رسمی کافی نیست.
قانون تعیین تکلیف بیشتر درباره املاکی کاربرد دارد که دارای سابقه ثبتی هستند، اما انتقال رسمی آنها به دلیل یک مانع قانونی یا عملی انجام نشده است. برای نمونه، ممکن است شخصی تمام یا بخشی از ملکی را با سند عادی خریده باشد، اما امکان تنظیم سند رسمی برای او فراهم نشده باشد.
همچنین، برخی مالکان سند مشاعی دارند و بخش مشخصی از ملک را در اختیار گرفتهاند. اگر دسترسی به سایر شرکا برای افراز یا تفکیک ممکن نباشد، متقاضی میتواند پرونده خود را برای بررسی به هیئت تعیین تکلیف ارائه کند.
بااینحال، هیئت درباره هر پرونده جداگانه تصمیم میگیرد. بنابراین، نمیتوان گفت هر خانه، زمین یا مغازه قولنامهای حتماً سند رسمی خواهد گرفت.
چه املاکی میتوانند برای دریافت سند رسمی اقدام کنند؟
به گفته اعظم قویدل، سخنگوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، مالکان خانه، مغازه، زمین کشاورزی و سایر املاکی که هنوز سند رسمی ندارند، در صورت داشتن شرایط قانونی میتوانند برای دریافت سند مالکیت اقدام کنند.
این افراد باید مالکیت خود را با اسناد عادی مانند قولنامه، مبایعهنامه یا سایر مدارک معتبر اثبات کنند.
از سوی دیگر، اگر ملکی دارای سند مشاعی باشد اما امکان دسترسی به سایر شرکا برای افراز یا تفکیک آن وجود نداشته باشد، مالک نیز میتواند از طریق قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی و ساختمانهای فاقد سند رسمی درخواست خود را ثبت کند.
اولین قدم؛ تهیه نقشه و آماده کردن مدارک
اولین مرحله، تهیه نقشه دقیق ملک است. پس از آن، متقاضی باید مدارکی را که مالکیت او را اثبات میکند، آماده کند. سپس این مدارک باید در یکی از دفاتر اسناد رسمی برابر با اصل شوند.
مدارک موردنیاز معمولاً شامل موارد زیر است:
- قولنامه یا مبایعهنامه
- صلحنامه
- سند مالکیت مشاعی
- گواهی حصر وراثت (در صورت ارثی بودن ملک)
- سایر اسناد و مدارک مرتبط با مالکیت
هرچه مدارک کاملتر باشد، روند بررسی پرونده با سرعت بیشتری انجام میشود. همچنین احتمال درخواست مدارک تکمیلی کاهش پیدا میکند.
ثبت درخواست در سامانه تعیین تکلیف
پس از آماده شدن مدارک، متقاضی باید به سامانه قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی و ساختمانهای فاقد سند رسمی مراجعه کند.
در این مرحله، نقشه ملک و تصاویر برابر با اصل مدارک مالکیت در سامانه بارگذاری میشود. سپس متقاضی اطلاعات موردنیاز را تکمیل و درخواست خود را ثبت میکند.
پس از پایان ثبتنام اینترنتی، فرم تکمیلشده به همراه نسخههای برابر با اصل مدارک باید از طریق پست سفارشی برای اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک ارسال شود.
بعد از ثبت درخواست چه اتفاقی میافتد؟
پس از ثبت پرونده، اداره ثبت اسناد بررسی آن را آغاز میکند.
در صورت نیاز، پرونده برای بررسیهای کارشناسی ارجاع میشود. سپس کارشناسان وضعیت ملک و مدارک ارائهشده را بررسی میکنند.
علاوه بر این، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تمامی مراحل بعدی را از طریق پیامک اطلاعرسانی میکند. این پیامکها شامل ارجاع پرونده به کارشناس، صدور رأی هیئت، پرداخت هزینه انتشار آگهی و سایر مراحل ثبتی خواهد بود.
چه زمانی سند رسمی صادر میشود؟
پس از بررسی مدارک، تصرفات مالکانه متقاضی بررسی میشود. سپس تشریفات قانونی انجام و رأی هیئت صادر خواهد شد.
اگر در مهلت قانونی اعتراضی نسبت به رأی ثبت نشود، سازمان ثبت اسناد سند مالکیت رسمی را برای ملک صادر میکند.
چرا سند رسمی اهمیت دارد؟
داشتن سند رسمی فقط مالکیت شما را تثبیت نمیکند، بلکه انجام بسیاری از معاملات ملکی را نیز آسانتر میکند.
علاوه بر این، سند رسمی احتمال بروز اختلافات حقوقی را کاهش میدهد. همچنین در بسیاری از فرآیندهای اداری، دریافت تسهیلات بانکی و انتقال مالکیت، وجود سند رسمی اهمیت زیادی دارد.
به همین دلیل، اگر مالک یک ملک قولنامهای هستید و شرایط قانونی لازم را دارید، بهتر است هرچه زودتر برای دریافت سند رسمی اقدام کنید. این کار میتواند از بروز بسیاری از مشکلات حقوقی و اداری در آینده جلوگیری کند.
از سوی دیگر، اگر قصد خرید یک ملک قولنامهای را دارید، بهتر است پیش از امضای قرارداد، وضعیت ثبتی ملک، مدارک مالکیت و امکان دریافت سند رسمی را بهدقت بررسی کنید. این بررسی، ریسک معامله را کاهش میدهد و به شما کمک میکند با اطمینان بیشتری تصمیم بگیرید.
